Kako možemo ocijeniti uspješnost konferencije koju smo posjetili ili koju smo organizirali? Sigurno ne po količini kanapea u pauzama ili brojnosti hostesa (premda je i to bitno!). Da bismo ocijenili je li neka konferencija bila uspješna ili nije moramo znati vrednovati neke njezine ključne odrednice.
Organizacija
Organizacija konferencije je u mnogo čemu slična pripremi sustava predavanja na fakultetu. Postoje faze prije, tijekom i nakon dogovora koje treba razraditi te napraviti rezervni plan za svaku fazu. Što se više originalnih zamisli uključi u fazu planiranja, konferencija će biti bolja. Dakle, možemo reći da je organizacija okosnica uspješne konferencije.
Program
Sudionici zasigurno vole da postoji mnoštvo prezentacija u njihovome stručnom području koje ih zanima, ali i da postoje drugi izbori. Također je poželjno da se u format konferencije ucijepi nešto drukčije, poput mini-tečaja koji traje nekoliko dana tijekom konferencije ili specijalizirane radionice.
Društveni program
U stara vremena stanka za kavu bila je jedina opcija druženja tijekom konferencije. Još uvijek cijenimo dobro predstavljeni odmor za kavu s raznim atraktivnim zagriscima i pićima, ali danas očekujemo i lijep niz društvenih aktivnosti: popodnevni kviz, večernji koncert, stand up komedije, likovne izložbe, izleti u okolicu itd.
Osoblje konferencije
Jedan od presudnih faktora uspješne konferencije je ljubazno i učinkovito konferencijsko osoblje. To su oni koji znaju odgovore na svako pitanje i uvijek s osmijehom. Dakle, bolji tretman nego u obitelji.
Vrhunski govornici
Svi želimo vidjeti naše drage govornike i mislioce u tijelu i na djelu. Međutim, za uspješnu konferenciju bit će potreban dobar broj vrsnih prezentera. Nije dovoljno dovesti atraktivnog keynote speakera, temelj konferencije su ostala atraktivna predavanja i panel-diskusije.
Mjesto održavanja
Udobne sobe, visokokvalitetna oprema, jednostavnost pristupa, prijevoz do i od hotela, odnosno mjesta održavanja prve su stvari koje nam padnu na pamet kad pomislimo na uspješno mjesto konferencije. Brzi internet, informatička tehnologija od media pointera do flipcharta, precizan razglas s bežičnim mikrofonom… U dvije riječi: Hotel Katarina!
